En estos días hemos venido escuchando mucho sobre la facturación electrónica. 

Los procesos de facturación digitalizados prometen enormes ahorros de costes de entre el 60 y el 80 por ciento en comparación con los procesos de facturación en papel. 

SAP Business One no puede quedarse atrás, facturar electrónicamente es un proceso ya maduro en esta herramienta. 

Los efectos secundarios positivos del cambio a la facturación electrónica incluyen: errores de entrada muy reducidos, tiempos de procesamiento más cortos y un aumento en los descuentos por pronto pago. 

Además, cada vez más, la facturación electrónica se convierte en una obligación legal (por ejemplo, la Directiva europea 2014/55 / ​​UE).

Elaboración y requisitos para la adopción de facturas electrónicas con SAP Business One

Técnicamente, para implementar correctamente la facturación electrónica, las empresas deben asegurarse de completar los siguientes pasos:

  1. Configurar SAP Business One para facturación electrónica. Esto se puede hacer internamente o por un proveedor externo.
  2. Asegúrate de que el nuevo proceso de facturación cumpla con los formatos, requisitos y estructuras XML detalladas.
  3. Integra la recepción y el proceso de facturas electrónicas y otros documentos electrónicos asociados en los flujos de trabajo contables existentes.
  4. Regístrate con la autoridad fiscal.

5 claves para llevar la facturación electrónica con éxito en SAP Business One

Los siguientes son cinco pasos prácticos clave que puede tomar para garantizar que los procesos de facturación electrónica sean lo más exitosos posible para su negocio.

Tenga un plan claro: Un estudio reciente de MIT Sloan y Capgemini indicó que, a pesar de que el 90% de los directores ejecutivos creen que la economía digital afectará a su industria.

Solo el 15% de ellos tiene una estrategia digital implementada, y mucho menos una estrategia para los procesos de facturación electrónica. 

Desafortunadamente, a la mayoría de las empresas solo se les pide que actúen cuando así lo requiera un gran socio comercial o una nueva legislación. 

También, la presión del tiempo en tales situaciones generalmente conduce a un proceso de toma de decisiones apresurado durante el cual se opta por una solución inadecuada o no preparada para el futuro.

Al tomarse el tiempo para evaluar las necesidades actuales y futuras de facturación electrónica e intercambio de documentos de su empresa.

Y desarrollar un plan realista, es mucho más probable que termine con una solución exitosa y procesos de facturación electrónica soportados en SAP Business One.

Limpiar datos maestros: La precisión y fiabilidad de los datos maestros de tu empresa es fundamental para el éxito del intercambio de documentos automatizado. 

Como resultado, ordenar los datos maestros es siempre el primer paso al establecer una conexión con socios comerciales. 

Asegúrate de que tus datos maestros estén en orden antes de futuras incorporaciones de socios (ya sean B2B o B2G).

Agilizará el proceso y ayudará a garantizar que puedas experimentar los beneficios de una conexión confiable para una facturación electrónica mucho más segura.

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Lamentablemente, una gran cantidad de recursos internos, especialmente cuando se trata de TI, es un lujo del que muy pocas empresas disfrutan. 

A pesar de esto, muchas organizaciones intentan mantener internamente la gestión de los procesos B2B clave, como la facturación electrónica. 

Sin embargo, desafortunadamente, para lograr un resultado exitoso, se requiere experiencia técnica durante todas las partes del proceso de conexión, desde la configuración hasta el monitoreo. 

Cuando también se tiene en cuenta la necesidad de estar al tanto de las regulaciones que están en constante cambio, la gestión interna de las conexiones de facturación electrónica. 

Y se convierte en una tarea abrumadora, especialmente para aquellos con otras responsabilidades o sin experiencia en EDI.

Un proveedor experimentado y capaz puede simplificar enormemente los procesos de facturación electrónica (y los procesos EDI en general). 

Además de aliviar la presión sobre los equipos internos, un buen proveedor también debería poder salvaguardar los procesos comerciales clave para el futuro, ayudando a establecer, probar y monitorear las conexiones.

Completar la integración de sistemas con los estándares de factura electrónica: Con al menos dos meses de tiempo para la implementación, ya es hora de que tu proveedor de software haya comenzado a integrar los estándares de facturación electrónica en tu sistema SAP Business One. 

Algunos de los métodos para integrar tus sistemas de software están basados ​​en API, SFTP y utilizan utilidades como Excel. 

Se necesitaría más tiempo para integrar, digamos, una solución basada en API en comparación con el uso de una utilidad externa como Excel. 

Sin embargo, el primero no requiere intervención manual y permite la generación de facturas electrónicas en tiempo real, a diferencia del segundo. 

Sería mejor incorporar una solución integrada a SAP Business One, que reducirá tanto el tiempo como los costos a largo plazo. 

Sin embargo, esta decisión debe tomarse teniendo en cuenta las limitaciones presupuestarias y el volumen de facturas.

Prepárate para el lanzamiento de la facturación electrónica: Configurar cualquier sistema nuevo por primera vez es un desafío. 

No se trata solo de la instalación de sistemas físicos y software o de la capacitación del personal, sino del buen funcionamiento de los nuevos procesos que se dan a raíz de una implementación de este estilo. 

Los empleados deben conocer los beneficios de la implementación y deben contribuir voluntariamente a que sea un éxito. 

Los objetivos deben estar claramente delineados. 

La impresión de facturas para contener todos los datos relevantes es crucial. 

Es posible que sea necesario cambiar los formatos de las facturas para incorporar esto, incluidos los códigos IRN y QR generados. 

Además de los empleados, la comunicación debe enviarse a las partes interesadas, especialmente a los proveedores, a quienes se debe alentar a que implementen ellos mismos las normas de facturación electrónica. 

Se deben realizar revisiones frecuentes durante la etapa inicial para evaluar el desempeño y evitar que se produzcan errores.

Finalmente

La facturación electrónica es ecológica, ya que elimina el papel y requiere menos energía, recursos y espacio físico. 

Al no utilizar papel, puedes ahorrar en costos de material y reducir su impacto ambiental al reducir los costos de papel, impresión y envío. 

No tienes que preocuparte por perder facturas en el correo o en tu oficina, ya que las facturas se almacenan en el sistema.

En Corpotek contamos con más de 10 años de experiencia en el desarrollo de Software, nos avala el conocimiento que tenemos en la industria.