Todas las empresas deben realizar un seguimiento del costo para hacer negocios, parte del cual incluye los gastos de administración y los viáticos. 

En el tema de los viáticos hay empresas que manejan alguna política de reembolso a través de entregas de informes de sus empleados para llevar un control del gasto. 

Los gerentes deben aprobar estos gastos para el reembolso y realizar un seguimiento de cuánto presupuesto tiene la empresa en esos viajes además de documentar todo a efectos fiscales para ayudar a garantizar que la empresa pueda reclamar todas las deducciones apropiadas.

Las empresas han ido evolucionando de tener un modelo rígido de auditoría en el que los empleados debían hacer informes y consignar los comprobantes de gastos a uno en el que tienen la facilidad del uso de algún software para la gestión o portal de gastos para viáticos.

Las empresas pequeñas muy por el contrario no tienen en cuenta esta bondad y carecen de software de gastos por lo que corren el riesgo de que los empleados compren algo que no está permitido.

Y se sienten frustrados por los procesos engorrosos de auditorías así como también por las demoras en los reembolsos. 

Además, pueden experimentar impactos en su flujo de efectivo cuando los informes duplicados o fraudulentos se filtran a través del sistema.

No pueden facturar de manera oportuna los gastos en los que se incurren en nombre de algún cliente y los errores inadvertidos conducen a multas fiscales.

Importancia del uso del software de gestión y control de gastos de viaje

La automatización de informes de gastos ayudan a las empresas a simplificar las operaciones de viaje y viáticos, aumentar la productividad y mejorar los resultados en el proceso en cinco áreas:

Los empleados

pueden enviar informes de gastos y la documentación correspondiente, incluidas fotos o escaneos de recibos, directamente en el software desde sus computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes, lo que elimina la necesidad de completar formularios en papel y mantener los recibos de compra. 

El reembolso se acelera, devolviendo dinero en efectivo a las cuentas bancarias de los empleados y eliminando la frustración que acompaña a los retrasos. 

Además, las empresas tienen cada vez más fuerzas laborales dispersas geográficamente y, a medida que las nuevas y mejores herramientas de colaboración.

Mejoran la experiencia de los equipos remotos, se espera que aumente la cantidad de empleados que trabajan desde casa para las empresas donde ese modelo es una opción. 

Como resultado, las empresas necesitan una forma eficiente para que los empleados presenten los gastos y reciban el reembolso en cualquier momento, ya sea que estén en casa o viajando.

Las reglas personalizadas

hacen cumplir las políticas, enrutan los informes de gastos para su aprobación o incluso aprueban automáticamente los gastos recurrentes y detectan errores inocentes, así como fraudes descarados. 

Un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados encontró que, en empresas con más de 100 empleados, el 11% de los casos de fraude surgieron de informes de gastos. 

Los reclamos falsos o las entradas duplicadas desvían dinero de la empresa y lo llevan al bolsillo de un empleado deshonesto.

El cumplimiento de las directivas

tributarias hace que el software de gestión de gastos sea fundamental. 

El uso de software ayuda a realizar un seguimiento de los gastos que las empresas tienen derecho a deducir y proporciona documentación fácilmente accesible en caso de que la empresa sea auditada.

Los paneles de información

brindan a los gerentes datos de gastos unificados y los presentan en un formato visual que facilita su comprensión y análisis. 

La información en tiempo real sobre el estado actual de las operaciones comerciales es además de una ventaja una herramienta poderosa que nos puede brindar este tipo de software. 

Además, tener datos de gastos en un solo lugar puede ayudar a los equipos de finanzas a establecer presupuestos de gastos futuros.

  1. Los informes personalizados profundizan en los detalles: quién gasta, cuánto y en qué categorías. 

También destacan tendencias, como cuánto tiempo lleva aprobar un informe de gastos, el estado de los informes y dónde se encuentran en el ciclo de aprobación. 

Esto ayuda a los equipos de finanzas a identificar áreas en las que pueden ganar eficiencia, reforzar los controles de gastos para ahorrar costos y fortalecer los resultados finales.

Beneficios del software de gestión de gastos

Los beneficios de un software de gestión de gastos son numerosos: satisfacción de los empleados, mejora de la productividad, ahorro de costes y mejor cumplimiento. 

Los informes ayudan con la planificación y el análisis financieros a medida que las empresas evalúan el gasto actual y encuentran formas de aumentar la eficiencia y recortar costos.

Esto es lo que las empresas pueden esperar cuando implementan software de gestión de gastos en viáticos:

Procesos más rápidos y sencillos

La antigua forma de presentar los gastos implicaba imprimir copias en papel, adjuntar recibos y pasar informes a los gerentes, quienes luego los aprobarían o se los devolverían al empleado para que los ajustara. 

Pero con el software de gestión de gastos, el flujo de trabajo está automatizado.

Una vez que el empleado pulsa «enviar», el informe se envía automáticamente a la persona adecuada para su aprobación. 

Después de la aprobación, el monto a reembolsar se puede enviar automáticamente a la nómina. 

Si el gerente que normalmente aprueba los informes de ese empleado está de licencia, el informe se puede enviar a un aprobador temporal.

Reembolso más rápido a los empleados

Con el reembolso de gastos automatizado, los empleados pueden enviar informes de gastos y la documentación correspondiente sin demora.

Y los gerentes pueden revisar y aprobar reclamos rápida y fácilmente a medida que llegan las notificaciones. 

Por lo tanto, estas herramientas devuelven dinero en efectivo a las cuentas bancarias de los empleados más rápidamente y eliminan la frustración que genera viene con errores y retrasos, lo que mejora la satisfacción de los empleados.

Menos retrasos y errores

Además de reducir el tiempo que lleva reembolsar a los empleados, las funciones de automatización del software de gestión de gastos mejoran la precisión de la contabilidad. 

Por ejemplo, con los informes de gastos manuales, los empleados pueden cometer errores de entrada de datos que podrían agravarse aún más

cuando el personal de finanzas transcribe la información en hojas de cálculo. 

El software de gestión de gastos puede marcar errores y entradas duplicadas y evitar el sobrepago, o notificar a los gerentes si la cifra en dólares parece demasiado alta.

El software también puede enviar alertas si un informe o pago está vencido.

Finalmente, mayor eficiencia operativa

Si factura los gastos directamente a los clientes, los informes de los empleados deben ser oportunos y precisos para maximizar el flujo de caja.

El software de gestión de gastos

Está integrado con el software de seguimiento del tiempo, gestión de proyectos, contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP). 

Cuando este proceso es simple para los empleados que están rastreando y los gerentes que están aprobando y reportando, su empresa podría ver un flujo de caja mejorado. 

Y debido a que todos los empleados dedican menos tiempo a informes de gastos manuales, propensos a errores y que consumen mucho tiempo, no pueden enfocarse en las tareas y proyectos

Que aportan valor a la organización, ya sea asistiendo a llamadas de ventas o preparando presupuestos estratégicos. 

Esta es una razón clave por la que las empresas emergentes pueden beneficiarse enormemente del software de gestión de gastos y viáticos.