Muchas empresas pasaron del sistema de gestión de inventario únicamente de mantener registros e informes sobre el inventario a requisitos de inventario más estratégicos para planificar, proyectar y completar los pedidos de los clientes y mejorar la rentabilidad. 

Con todas las opciones disponibles hoy, ¿cómo sabes qué solución funcionará mejor para ti y tu negocio? ¿Y qué características deberías estar buscando?

Un elemento crítico en la cadena de suministro

Inventario, a menudo llamado mercancía o producto, se refiere a bienes terminados y materiales que una empresa tiene para la venta a clientes en el futuro. 

Estos bienes y materiales no tienen otro propósito en el negocio, excepto ser vendidos a los clientes con fines de lucro. 

El valor del inventario de una empresa suele ser uno de los mayores activos en los libros.

Los sistemas de gestión de inventario respaldan las actividades de compra de productos, analizando las tendencias de ventas y la disponibilidad de inventario disponible, así como la liquidación de productos para empresas mayoristas, distribuidores, minoristas de comercio electrónico y fabricantes. 

La gestión del inventario es un componente crítico para la gestión de la cadena de suministro.   

Para los fabricantes, mayoristas y distribuidores, el departamento de compras es responsable de adquirir el nuevo producto y reordenar los productos existentes. 

En los minoristas y las empresas de comercio electrónico, los compradores o el personal de control de inventario realizan y compran el inventario.

El sistema de inventario es una opción estratégica

Cuando buscas sistemas de gestión de inventario en línea, literalmente cientos de sistemas disponibles comercialmente se pueblan en tus resultados. 

Una búsqueda general puede devolver todo tipo de sistemas de inventario especializados que pueden no ajustarse a tu negocio. 

Lo primero que debes hacer es cuestionarte algunas cosas: por ejemplo,

¿El software está diseñado para satisfacer las necesidades de fabricación, venta al por mayor y distribución, venta minorista, comercio electrónico o marketing directo? 

El diseño y las fortalezas de la aplicación son muy diferentes en estas industrias.

A medida que una empresa se vuelve más minorista o basada en Internet, sus métodos de control de inventario deben ajustarse en consecuencia. 

En lugar de controlar el inventario como «aplicación de back office», el registro disponible y el proveedor de las ventas de pedidos a una aplicación de cara al cliente. 

Un sistema de control de inventario orientado al cliente probablemente proporcionará la disponibilidad de SKU, por ubicación y fechas de entrega, a sitios web, centros comerciales y tiendas minoristas para completar los pedidos de los clientes. 

Revisa la siguiente información: ¿Qué es portal de proveedores?

Características importantes de gestión de inventario

Estas son las características más importantes de gestión de inventario que debes buscar al seleccionar un sistema:

Mejora del control de inventario y pronóstico / proyección

Tan simple como suena, esto debería encabezar tu lista. 

¿Cómo debería ayudar este nuevo sistema a gestionar y controlar el inventario? 

Aquí hay algunas preguntas clave para que piense en las principales características y funciones:                                   

  • ¿Qué tan robusto es el archivo maestro de elementos SKU? Este es un buen lugar para comenzar la revisión de los sistemas. ¿Qué datos están disponibles por SKU, como los métodos de costeo del producto y las características del producto?
  • ¿El sistema proyecta o pronostica la demanda de una SKU? Cómo, ¿calculará el sistema la cantidad de un producto requerido hacia el futuro en un horizonte temporal? 
  • Una función crítica es calcular cuándo un producto se «agotará» en función de los planes de venta, la tasa de venta y la demanda del producto a futuro en función de estas tasas de venta y utilizando el tiempo de entrega del proveedor. 
  • ¿El historial por artículo está disponible por varios años?
  • ¿El sistema proporcionará una vista de canal de tu negocio multicanal, como una empresa mayorista o de comercio electrónico? 
  • ¿El sistema proporciona ventas, demanda de los clientes (pedidos) y stock dedicado por canal para eventos y productos promocionales, incluidos catálogos, promociones web, ventas minoristas y ventas de liquidación?
  • ¿Qué tan ágiles son las funciones de análisis y compra para realizar pedidos de compra? 

¿Cómo se apoyan los presupuestos de compra?  Si es minorista, ¿el sistema admite las ventas y la planificación de existencias y el sistema minorista Open-To-Buy?

En un nivel de alta gerencia, comienza describiendo las necesidades clave de tu sistema. 

Estos tipos de requisitos básicos de gestión de inventario deberían dar instrucciones para el desarrollo de tu solicitud de propuesta (RFP). 

El RFP debería detallar la funcionalidad en un nivel bajo, incluida la capacidad de:

  • Rastrear materias primas y productos terminados para fabricantes
  • Rastrear números de lote, FDA y recordar
  • Soporte para kits y costos de kits de componentes y mano de obra.

Código de barras y escaneo

Un  código de barras  es una representación de datos visual y legible por máquina. 

Esencialmente, es la entrada electrónica de datos usando un escáner. 

Los datos contenidos en el código de barras generalmente están vinculados a algo, como un SKU, número de lote, envío del cliente o una orden de compra. 

Una vez escaneados, se accede a estos datos y se muestran para que el usuario obtenga más información o realice una acción. 

El proveedor de WMS puede proporcionar funciones de código de barras, pero la aplicación de inventario debe admitir el uso.

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Análisis de inventario mejorado y procesable

Como dijimos anteriormente, hay literalmente cientos de miles de elementos de datos en los sistemas de gestión de inventario. 

¿Qué análisis de gestión de inventario «listos para usar» se ofrecen y se ajustan a tu método de gestión de inventario? 

¿Cuáles son las métricas clave que la administración puede usar para medir el inventario, como la rotación de inventario por producto / SKU o el retorno del margen bruto de la inversión (GMROI)?  

Si hay paneles de datos, ¿qué tan procesables son? 

¿El sistema señala al agente de compras o al gerente de inventario a que productos tomar medidas? 

Por ejemplo, el sistema indicará posibles desabastecimientos; calcular las órdenes de compra recomendadas; y candidatos para la liquidación de exceso de existencias? 

Si no, ¿tendrá que desarrollar estas herramientas de gestión?

Configuración

Si bien todos los sistemas tienen capacidad de configuración hasta cierto punto, ¿que te permite lograr? Los ejemplos de configuración incluyen:

  • Se puede configurar un producto con diferentes colores y tamaños para mostrar las ventas totales de productos y el stock disponible por estilo o producto base, así como SKU.
  • Un rol (grupo de usuarios) o una tabla de configuración individual de usuarios que permite la configuración de funciones de seguridad de datos dentro de tu organización para actualizar y visualizar datos.
  • Flexibilidad para controlar diferentes tipos de hardware o interfaces conectados al sistema de gestión de inventario.
  • Adopción de tu estructura detallada de contabilidad de gastos.

Integración e interfaces

¿Cuáles son las integraciones e interfaces clave requeridas si tu proyecto no puede obtener todas las funcionalidades clave de una sola fuente, como un sistema ERP o WMS? 

¿Se requieren sistemas complementarios adicionales? ¿Qué gastos de implementación se requieren? Aquí hay algunas consideraciones:

Relación de datos primario / secundario: en muchos entornos de sistema, los Sistemas de gestión de inventario y los Sistemas de gestión de almacén (WMS) son dos sistemas separados. 

Deben estar estrechamente acoplados para permanecer sincronizados desde una perspectiva de datos y tiempo. 

Muchas empresas encontraron una solución haciendo que la Gestión de inventario actuará como el sistema de gestión de inventario «primario». 

En este modelo, el WMS actúa como el sistema «secundario», que se alimenta y controla los datos del sistema de gestión de inventario. 

Algunos proveedores pueden ofrecer tanto la gestión de inventario como WMS en una sola aplicación.

Otras interfaces:  pueden incluir sistemas de planificación, análisis de datos y dimensiones / pesaje e interfaces para códigos de barras y datos de productos UPC. 

La interfaz con los sistemas de contabilidad corporativa es muy importante para la información financiera. 

Una interfaz le permite ver los datos en términos del método de costeo de inventario, como el costo promedio o el costo FIFO en capas.

En las instalaciones versus software como servicio y sistema en la nube

Para muchas empresas, la suscripción basada en la nube y el software como servicio (SaaS) hizo que los sistemas de administración de inventario sean más accesibles que las implementaciones locales y los sistemas compatibles porque se basan en la cantidad de usuarios y el uso de almacenamiento de datos. 

Además, la implementación se puede lograr en un período de tiempo más corto porque son un servicio que requiere menos tiempo de TI internamente. 

La pregunta clave aquí es ¿cuál es la estrategia de TI correcta para tu empresa?

Finalmente, Desarrolla tu estrategia de inventario

La implementación de las funciones correctas de gestión de inventario es uno de los elementos críticos de una estrategia de inventario para aumentar las ventas y el servicio a sus clientes sin tener un exceso de existencias. 

No existe un único sistema adecuado para todas las empresas. 

Tomate el tiempo para identificar las funciones que necesitas para administrar el inventario y aumentar las ventas y el servicio a tus clientes.