Portal de facturación de SAP Business One, es el único documento que es obligatorio para completar el proceso de ventas.
Hace que el proceso de ventas sea más eficiente y efectivo, ya que contiene todas las funciones requeridas que se encuentran tanto en un pedido de ventas como en un documento de entrega.
Es un documento comercial que mantiene la lista de transacciones entre comprador y vendedor y enumera todos los artículos de inventario comprados o servicios utilizados, descuentos emitidos e información de entrega.
En el proceso de venta, la Factura se puede crear directamente o convertir del pedido y tener los mismos datos que el Pedido, los datos incluyen Cliente, Productos, Cantidad, etc.
En SAP Business One el proceso de facturación da una serie de beneficios para la organización que permiten establecer algunas características que se describen a continuación:
Transparencia
El control en los diferentes procesos que ocurren en el evento de venta es la garantía de transparencia que SAP Business One aporta a las empresas.
Desde el manejo del inventario, el registro del cliente, seguimiento y entrega del producto.
Además de llamar al modulo de facturacion para soportar todas estas transacciones con una serie de informes y documentos dan la suficiente fiabilidad que permiten establecer la necesaria transparencia.
Todos los usuarios involucrados en esta transacción tienen soporte documental de cada uno de los casos de uso desarrollados en cada uno de los módulos.
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Compatibilidad
SAP Business One genera documentos para facturación en múltiples formatos, incluyendo el estándar XML.
Archivar facturas por correo electrónico en un directorio definido con arrastrar y soltar.
Una posibilidad es mover una factura electrónica adjunta al correo electrónico (por ejemplo, en formato PDF) a un directorio mediante arrastrar y soltar.
Al mismo tiempo, el directorio se puede establecer como un enlace en su escritorio.
El servidor de procesamiento de la bandeja de entrada comprueba automáticamente si hay correos electrónicos para procesar en el directorio.
Si se detectan, el servidor accede a los archivos respectivos y comienza a procesar las facturas por correo electrónico.
A partir de la extracción de datos de facturas relevantes a través de OCR, la alineación con los datos de SAP para la transferencia de facturas al archivo e inicio de flujos de trabajo posteriores en SAP.
Lo más importante es que el procesamiento sigue siendo el mismo que para las facturas en papel, con la excepción de que el sistema genera un código de barras.
La cabina de facturación de SAP muestra que se ha definido un código de barras para cada flujo de trabajo de facturas dentro del sistema.
A partir de ahí, la factura se puede procesar con un solo clic: auditoría, asignación de cuenta si es necesario, aprobación y reserva.
Posteriormente, la factura original y el protocolo de flujo de trabajo de la factura se adjuntan a la factura registrada (usando ArchiveLink estándar).
En general, la mayor ventaja de este procedimiento es el control total sobre el procesamiento de facturas por correo electrónico.
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Automatización
Procesamiento automatizado de facturas y auditoría de facturas de cualquier tipo de documento en SAP Business One
Automatiza el procesamiento de tu factura, incluida la auditoría de facturas en SAP, sin importar si son facturas entrantes típicas (facturas de proveedores o acreedores) o casos especiales.
Además, se admite una variedad de tipos de documentos.
Durante el proceso de procesamiento de facturas y auditoría de facturas puede haber diferentes requisitos según el tipo de factura.
Por lo tanto, es necesario poder gestionar varios tipos de documentos en SAP Business One para realizar preferiblemente una auditoría de facturas automatizada en SAP.
Para el proceso del procesamiento automatizado de facturas y la auditoría de facturas, las facturas entrantes de diferentes tipos de documentos se escanean primero en lote (por ejemplo, con / sin referencia de pedido, nota de crédito, contabilización de activos, etc.)
Después del procesamiento de OCR / ICR, se sugiere un tipo de documento a través del contexto de la factura leída.
La transacción de reserva correspondiente finalmente se determina por eso.
Además de la auditoría de facturas técnicas del sistema en SAP, así como la inspección de mercancías entrantes.
Además, también se realiza el análisis de datos maestros y móviles.
Varias dependencias se ven involucradas en el proceso o el flujo de trabajo de la factura.
Según el tipo de documento (factura de acreedor típica sin referencia de pedido, factura entrante con referencia de pedido, partida de crédito, factura de depósito, requisito de depósito, contabilización de activos, reserva de cuenta de inventario, etc.).
Una cantidad de departamentos se ven involucrados en el proceso de facturación:
- Transacción de crédito de tu empresa.
- Inventario
- Área contable.
- Parámetro de factura (por ejemplo, importe de la factura).
- Regulaciones de firma para la auditoría y liberación de facturas
- Autorizaciones, etc.
Según la definición del proceso, se inicia un flujo de trabajo específico de SAP para realizar una auditoría electrónica de cada factura.
Los participantes del proceso pueden integrarse en el procesamiento de facturas a través de SAP GUI (cabina de piloto, lugar de trabajo comercial), correo electrónico, web o aplicación móvil.
En consecuencia, pueden verificar, comentar, aprobar o devolver facturas.
Estos factores son relevantes para el procesamiento de la factura y, por lo tanto, la regulación de firma necesaria también se aborda con precisión en SAP Business One.
Finalmente, facilidad de uso
La facturación a través de SAP Business One es muy sencilla, intuitiva y puede involucrar modularmente a gran parte de las dependencias o departamentos de tu organización.
Un ERP como SAP Business One mejora todos los procesos en los que se ve involucrado, mantiene una alta fidelidad de la información y permite auditorías de todo tu negocio lo que lo hace ser una herramienta muy útil.
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