La facturación electrónica, es el intercambio del documento de factura entre un proveedor y un comprador en un formato electrónico integrado.
Tradicionalmente, la facturación, como cualquier proceso basado en papel, es intensiva manualmente y es propensa a errores humanos, lo que resulta en mayores costos y ciclos de vida de procesamiento para las empresas.
La facturación electrónica es una práctica B2B común y ha sido parte de las transacciones de intercambio electrónico de datos durante muchos años.
La cuestión del cumplimiento parece haber separado la facturación electrónica de B2B.
Quizás, sorprendentemente, muchos líderes financieros desconocen que tu empresa ya está enviando / recibiendo facturas electrónicas.
Proceso de Facturación electrónica vía SAP Business One
Procesamiento de facturas – escaneo o lectura
Las facturas que vienen en la publicación se escanean, las facturas que llegan por correo electrónico, la facturación electrónica o un portal se leen y luego están listas para procesarse como imagen.
En esta etapa, puedes asignar los campos libres, como los códigos de administración y la fecha en que se registra la factura.
Estos campos extraen su información directamente de tus registros de SAP Business One y esto significa que no hay necesidad de sincronización periódica con tablas de datos maestros.
Procesamiento de facturas – verificación y codificación
Al hacer uso de todos los datos maestros y protocolos de registro disponibles en SAP Business One, ofrece una propuesta de entrada automática como un control y una codificación adicional de la factura.
Al hacer esto, se admiten todos los campos de registro, como cuentas contables, centros de costos, unidades de costos y códigos de proyecto.
Procesamiento de facturas – comprobación y comparación
Además de codificar las facturas de costos, las facturas relacionadas con órdenes de compra se pueden combinar de inmediato con las órdenes y / o recibos pendientes en SAP Business One.
Si hay alguna desviación, se pueden llevar a cabo correcciones administrativas, como la modificación del precio de compra esperado o la introducción de diferencias de precios y cargos de flete.
En los casos de grandes disparidades, la factura se creará y se pondrá en espera en
SAP Business One, mientras se espera la recepción y el procesamiento de una nota de crédito.
Procesamiento de facturas – entrada y archivo
Después de que las facturas se hayan verificado y enriquecido, se archivan digitalmente y las entradas se crean en SAP Business One.
Las facturas escaneadas se pueden invocar desde los registros registrados.
Autorización a través del flujo de trabajo
Los registros en el sistema de acreedores te permiten estar siempre al tanto del estado de aprobación y las facturas ya no tienen que enviarse físicamente y los costos de entrada son visibles de inmediato para ver en su pantalla de resumen.
La factura sólo se libera para el pago una vez que los ordenadores los hayan aprobado.
Te invitamos a leer lo siguiente: La gestión en la cadena de suministro debe cambiar a partir de ahora
Procesamiento automatizado de facturas para SAP Business One
Reduzca los tiempos de procesamiento de facturas con aprobaciones automatizadas que eliminan los procesos de papel que son obsoletos hoy en dia:
- Tablero central con estado de factura 24/7.
- Las facturas pueden codificarse en la cuenta y / o centro de costos correctos.
- El flujo de trabajo automatizado maneja las facturas PO y no PO.
- Las facturas se corresponden con una orden de compra y / o entrada de mercancías y se envían a SAP Business One.
- Las facturas que no coinciden o no se envían al aprobador apropiado.
- Arrastre y suelte flujos de trabajo para redireccionamiento ad-hoc: no se requiere codificación.
- Aprobación de 1 clic en correo electrónico con todos los documentos proporcionados.
Te invitamos a revisar lo siguiente: ¿Cómo realizar una comprobación de gastos y viáticos con SAP Business One?
Más control, flujos de trabajo más rápidos y menos costo
El flujo de trabajo es completamente automatizado y fácil de implementar por los usuarios comerciales.
El formato de factura del proveedor puede ser escaneado, electrónico o por correo electrónico.
El proceso y la aprobación de las facturas es rápido y eficiente donde sea que estés, utilizando tu computadora portátil, teléfono inteligente, tableta o sistema de correo electrónico.
¿Cuales son sus beneficios?
- Ya hay más de 60,000 empresas en la red de facturación de SAP.
- Costos de implementación y soporte reducidos debido a la integración preconstruida con los sistemas backend de SAP para cuentas por cobrar.
- Una red de SAP de una sola factura: envíe todas las facturas electrónicas a cualquier socio comercial en cualquier formato que soliciten a través de EDI o mediante un portal personalizado de autoservicio para clientes.
- Verificación continua de documentos y firmas digitales para todas las facturas salientes de acuerdo con los requisitos legales de cumplimiento en más de 38 países, incluyendo toda Europa y América Latina.
- Costo 50-70% menor por factura saliente: ahorre en papel, impresión, franqueo y costos de manejo.
- Posibilidad de despachar grandes volúmenes de facturas desde centros de servicios compartidos
- DSO mejorado, tasa de error reducida y precisión de datos mejorada.
- Garantizar la entrega oportuna de facturas a sus clientes, con procesos automatizados para facturas SAP.
- SLA garantizado y servicios gestionados.
Finalmente
La distribución electrónica de facturas se está convirtiendo rápidamente en una realidad a medida que más empresas buscan mejorar la eficiencia, reducir costos y automatizar los procesos de la cadena de suministro con sus clientes y socios.
El cumplimiento de facturación electrónica de SAP ofrece una solución integral que incluye completamente todos los pasos discretos en todo su ciclo de gestión financiera de SAP, incluidos los sistemas de contabilidad, tesorería, informes financieros, disputas y reclamos y cumplimiento.
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