Facturar es un proceso neurálgico de las empresas, el solo hecho de pensar en la impresión.

El sellado y el envío por correo postal del comprobante debe haber logrado alguna reflexión acerca del porqué no usar alguna aplicación de facturación automatizada.

Qué es la facturación automatizada o kiosco de facturación

La facturación automatizada, también llamada facturación electrónica o facturación digital, es el proceso de facturar a un cliente en línea en lugar de por correo postal. 

El cliente recibe su factura por correo electrónico o un portal seguro (por ejemplo, una cuenta en línea o a través de una conexión B2B). 

Generalmente, las empresas que utilizan la facturación electrónica también brindan a los clientes la posibilidad de pagar su factura en línea.

Si estás pensando en clientes de facturación electrónica, ten en cuenta que debes incluir la misma información que incluiría en una factura en papel. 

Al igual que las facturas en papel tradicionales, las facturas electrónicas incluyen información clave sobre la compra de un cliente, que incluye:

  • Fecha
  • Información de cliente y vendedor
  • Bienes o servicios adquiridos
  • Monto adeudado
  • Fecha de vencimiento del pago
  • Métodos de pago aceptables
  • Descuento por pago anticipado (si corresponde)
  • Número de factura

Puedes pedir a los clientes que opten por la facturación automatizada registrándose en tu portal de facturación o reconociendo que están de acuerdo con la facturación electrónica.

Incluso puede agregar un incentivo a los clientes que se registren (por ejemplo, Un % de descuento en su próxima factura). 

Antes de enviar facturas digitales a los clientes, asegúrate de que tengan acceso a una dirección de correo electrónico o a un portal seguro para evitar retrasos.  

Te invito a leer lo siguiente: Claves para una correcta Facturación Electrónica con SAP Business One

Facturación digital: pros y contras

Entonces, ¿deberías cambiar a la facturación automatizada o incluirla en tu proceso de facturación? Antes de tomar esa decisión, considera los pros y los contras de la facturación electrónica.

Estas son algunas de las ventajas de la facturación electrónica a través de un portal:

Comodidad: no tienes que preocuparte por cosas como tinta, papel, sobres o sellos cuando facturas a tus clientes. 

En su lugar, simplemente genera y envía la factura electrónicamente.

Automatización: Dependiendo de cómo busques la facturación electrónica (por ejemplo, software de contabilidad o kiosco de facturación), es posible que puedas automatizar el proceso para los clientes que tienen facturación recurrente. 

De esa manera, no tienes que preocuparte por recordar crear y enviar la factura.

Ahorro de tiempo: ¿todo el proceso de impresión, correo y repetición? 

Ha desaparecido. 

La facturación electrónica puede ahorrarte el tiempo necesario para enviar facturas por correo postal, especialmente si utilizas la automatización.

Pagos más rápidos: es posible que puedas acelerar los pagos de los clientes (y así tener un flujo de caja más saludable) a través de la facturación electrónica. 

Los clientes pueden ser más propensos a pagar inmediatamente después de recibir una factura digital, especialmente si pueden pagar en línea.

Seguimiento en papel digital: el envío de facturas electrónicas a los clientes proporciona la posibilidad de hacer seguimiento de manera automatizada y a través de registros que nos permiten visualizar estadísticas e informes.

Entrega sin contacto: Tus clientes reciben sus facturas sin tener que interactuar con ninguna persona o papel.

Antes de comenzar a enviar facturas electrónicas a tus clientes a través de tu portal, debes considerar lo siguiente:

Problemas de seguridad: algunos clientes pueden no tener direcciones de correo electrónico seguras, lo que puede generar problemas de seguridad.

Filtros de correo no deseado: según la configuración de correo electrónico de tus clientes, tu factura electrónica puede llegar directamente a su carpeta de correo no deseado.

Preferencia del cliente: no todos sus clientes querrán recibir facturas electrónicas. 

Algunos pueden preferir copias impresas. Nuevamente, comunícate con tus clientes antes de facturarle electrónicamente.

Portal de facturación electrónica

Cada negocio de ingresos recurrentes trabaja con clientes que desean cambiar una suscripción, actualizar un método de pago o ver su historial de facturación. 

Pero hay un dilema al que se enfrentan la mayoría de las nuevas empresas: desviar los recursos de ingeniería para desarrollar esta funcionalidad, o no desarrollarla en absoluto y confiar en el soporte para administrar las facturaciones manualmente. 

La primera opción ralentiza tu negocio al desviar el enfoque de tu producto principal, mientras que la otra proporciona una experiencia de cliente menos que ideal y no escala a medida que creces.

El portal del cliente debe ser una aplicación segura que permite a tus clientes administrar sus suscripciones y detalles de facturación. 

Tus clientes deben poder:

  • Actualizar, degradar o cancelar una suscripción
  • Actualizar sus métodos de pago
  • Ver su historial de facturación

Puedes generar, imprimir y realizar un seguimiento de la facturación electrónica en tiempo real según el formato que consideres conveniente.

Más características del portal de facturación electrónica

Integración directa con los sistemas de los clientes: Puede ser a través de una fuente de datos personalizada o una transferencia automatizada de facturas.

Estas características de integración permiten a los proveedores adaptar sus resultados a los procesos de pago de sus clientes, no al revés. 

Esta integración directa proporciona una manera fácil para que los clientes ingresen los datos de facturación digital de los proveedores en sus sistemas y procesos establecidos.

Disputas en línea y alertas de estado: Esta funcionalidad puede permitir a los clientes plantear disputas desde el contexto de una factura, ya sea a nivel de factura o de cargo específico. 

A medida que se produce el proceso de resolución de disputas, los clientes reciben actualizaciones de estado en la aplicación o por correo electrónico. 

El monto de la disputa se elimina automáticamente del total pendiente adeudado, lo que permite a los clientes seguir adelante con el resto del pago mientras se determina la resolución.

Pagos múltiples con captura automática de depósitos: El pago múltiple puede permitir a los clientes enviar un pago único para un grupo de facturas consolidadas, mientras captura automáticamente la información de los depósitos requeridos. 

Esta acción se puede completar en línea o configurar para pago automático cada mes. 

Para los clientes comerciales más grandes, que tienden a pagar fuera de línea debido a políticas de pago más tradicionales, esta misma funcionalidad se aplica a través de un comprobante de pago impreso.

Finalmente

El proceso de pago de los clientes es mucho más complejo que el acto final de enviar el pago, con varios roles y flujos de trabajo para diferentes escenarios. 

Una aplicación de portal de pago debería ser multiusuario y permitir a tus clientes proporcionar el nivel adecuado de visibilidad y permisos para diferentes roles en toda la organización. 

Esto incluye acceso a cuentas y servicios específicos, administración de usuarios de autoservicio y permisos para tareas de informes y pagos.

Las experiencias de facturación en línea a menudo se promocionan por su factor de conveniencia, lo que facilita el acceso a las facturas mensuales de acuerdo a los pedidos. Pero una experiencia verdaderamente digital proporciona más valor agregado que una forma sencilla al ver una factura impresa en papel.

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