Por qué utilizar un portal de proveedores es importante en tu empresa

En el mundo actual de los negocios, muchas personas y organizaciones no se dan cuenta de lo fácil que podría ser su vida al tomar una decisión fácil.

Darte cuenta de cómo un portal de proveedores integrado a un ERP puede hacer que el proceso de adquisición de tu negocio sea mucho más ágil.

Automatizado, eficiente es el primer paso para comprender por qué se debe tomar esa decisión lo antes posible.

¿Qué es el software del portal de proveedores?

Un portal de proveedores, es una solución de contratación electrónica basada en Internet que permite a las empresas administrar y conectarse con proveedores de bienes y / o servicios de terceros.

En otras palabras, un portal de proveedores es un sistema de gestión seguro que ayuda a las empresas que trabajan en red con muchos proveedores a optimizar significativamente su proceso de adquisición en línea.

Este modelo te brinda una excelente oportunidad para trabajar y comunicarte con tus proveedores en un entorno en línea eficiente y seguro.

Por lo general, un portal de proveedores es una solución de software como servicio (SaaS) alojado, mantenido y respaldado por un proveedor de soluciones de comercio electrónico. 

Tu y el vendedor, no necesitan hardware adicional y no necesitan infraestructura para ejecutar dicho sistema. 

¿Qué hace un sistema de portal de proveedores?

Un portal de proveedores elimina el esfuerzo manual que se requiere durante el proceso de adquisición al automatizar la mayoría de las tareas que normalmente deberían ser realizadas manualmente por la empresa y el proveedor.

Como tal, proporciona a los proveedores un sistema que facilita su trabajo al tiempo que proporciona las actualizaciones que necesita una empresa sin todo el trabajo manual que generalmente se requiere.

Hoy en día, muchas compañías aumentan las órdenes de compra (PO) dentro de su sistema ERP y financiero. 

Luego, envían manualmente copias de estos en PDF a sus proveedores.

Sin embargo, dependiendo de varios factores, como el «tamaño» del proveedor y su nivel de atención, el proceso desde elevar una orden de compra hasta productos que el proveedor recibe y paga puede requerir mucho trabajo manual.

Por lo general, se envía un pedido por correo electrónico a un proveedor que no responde por un cierto período de tiempo. 

Entonces, para cumplir con las expectativas de sus clientes, las compañías requieren una fecha de entrega esperada de los productos.

Para sorpresa de todos, las empresas deben buscar dicha información que a cambio resulta en más trabajo manual y más esfuerzo para actualizar la información nuevamente en el sistema ERP, si tienen la suerte de no tener que seguir más de una vez la misma solicitud.

En otras palabras, las empresas pueden aumentar de una manera eficiente y conveniente para que el proveedor reciba acceso, y el proceso es clave para el éxito y el requisito previo para una solución de portal de proveedores.

Además, la integración en tiempo real con el sistema ERP es de suma importancia y un requisito clave para la precisión, la velocidad y la eliminación de errores.

Los procesos del portal de proveedores incluyen:

Un sistema de gestión de proveedores mantiene todas las cotizaciones de compra / pedidos que se levantan dentro del ERP sin necesidad de herramientas externas para que el comerciante las use, al tiempo que le permite al proveedor acceder y administrar convenientemente las cotizaciones.

Veamos cómo las empresas que compran se benefician de un sistema de portal integrado de proveedores ERP:

  • Emite automáticamente órdenes de compra y cotizaciones de órdenes de compra a proveedores una vez que se generan.
  • Proporciona un fácil acceso a la orden de compra para el proveedor una vez recibido.
  • Permite al proveedor confirmar la orden de compra, agregar convenientemente fechas de entrega y facturas relacionadas.
  • Actualiza automáticamente el ERP con el precio esperado y la confirmación de las posibles fechas de entrega una vez ingresadas en la cotización de la orden de compra por parte del Proveedor.
  • El ERP con las fechas de entrega esperadas una vez que el proveedor ingresa a la orden de compra
  • Al Proveedor y al personal interno de un cambio en el pedido de compra.
  • Mantiene un registro transparente de cada evento.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de portal de proveedores?

Inicialmente, vale la pena señalar que un portal de proveedores puede ofrecer muchos beneficios. 

Sin embargo, eso dependería más o menos de la funcionalidad de cada portal.

Es por eso que vamos a enumerar aquí algunos de los principales beneficios que son los requisitos mínimos que debe ofrecer un portal.

Integración de datos ERP en tiempo real: Los portales deben proporcionar al vendedor y al comerciante una vista única y compartida de los datos que se integra directamente con el ERP.

Antes de que existieran los portal de proveedores, el comprador y el proveedor veían los datos en sus propias aplicaciones comerciales, que en la mayoría de los casos no estaban sincronizadas. 

Como se mencionó anteriormente, la integración en tiempo real con el sistema ERP es clave aquí para la precisión, la velocidad y la eliminación de errores que le permiten administrar sus datos en un solo sistema, su ERP.

Cualquier cambio realizado debe reflejarse automáticamente en el otro sistema. 

Esto les ahorra a ambos la actualización innecesaria de 2 sistemas todo el tiempo, lo que agrega claridad y transparencia al proceso.

Reduce las tareas de administración manual: El objetivo principal de un portal es no solo reducir las tareas manuales que requieren mucho tiempo, sino también proporcionar copias de documentos, facturas, extractos, recordatorios, actualizaciones de datos, etc.

El portal de proveedores automatiza muchos aspectos de la gestión de proveedores, lo que reduce drásticamente la carga de trabajo de sus administradores y le ahorra mucho tiempo y esfuerzo.

Gestión de cuentas de proveedores: Un Portal permitirá a los proveedores iniciar sesión en su propia cuenta en línea y realizar consultas que normalmente deberían haberse realizado por teléfono o correo electrónico. 

Deberían poder iniciar sesión y ver la información de su cuenta, un historial de cotizaciones abiertas y cerradas, órdenes de compra, facturas, fechas de entrega más información que les ayude a autoservicio.

Tendrán un único punto de acceso dentro del portal de proveedores para actualizar la información de su cuenta y, por otro lado, el comerciante debería poder ver esas actualizaciones directamente en el ERP.

Notificaciones y recordatorios automatizados: Deben enviarse notificaciones y recordatorios a los proveedores en las diferentes etapas del proceso. 

Normalmente se envían por correo electrónico para notificar / recordar a los proveedores sobre las acciones que deben tomarse durante todo el proceso de adquisición. 

De esta manera, no es necesario que tu o tus proveedores se notifiquen y se recuerden mutuamente para proceder con las siguientes acciones cada vez que haya un retraso. 

Te invito a que revises los siguiente: Beneficios al utilizar un portal de proveedores

El portal debe hacer esto automáticamente por ti

Por lo que ninguno de los dos tiene que seguir hasta que se complete el proceso.

Registro de Acción: Para la trazabilidad, un portal de proveedores debe permitirte realizar un seguimiento de los eventos, lo que agrega una capa adicional de seguimiento para verificar el progreso de los proveedores.

Un administrador debe poder seleccionar de una lista y ver eventos de auditoría a lo largo del tiempo.

Cada evento debe rastrear la acción que se tomó, el tiempo y la dirección IP del usuario que lleva a cabo el evento. 

De esta manera, tú sabes quién y qué acción se ha tomado durante cada paso del proceso de adquisición. 

Por lo tanto, en caso de un malentendido o un error, podrás ver una auditoría o cambiar el historial si es necesario, y puedes rectificar antes de que se intensifique.

Finalmente

Para cualquier persona en el negocio de adquisiciones, administrar una base de datos de proveedores manualmente puede ser un proceso lento. 

Introducir datos, hacer un seguimiento con los proveedores, actualizar acciones y otras tareas similares puede ser frustrante y puede generar riesgos, errores y descuidos innecesarios.

Por otro lado, con la ayuda de un portal de proveedores, todo el proceso de adquisición puede ser sencillo, mucho más ágil y automatizado, y proporcionará información actualizada y precisa en cuestión de segundos, todo al alcance de tu mano.

Un software de portal de proveedores es un sistema que ayuda a optimizar el proceso de adquisición de tu empresa y te brinda la oportunidad de comunicarte con tus proveedores.

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