Las empresas utilizan con frecuencia los llamados viáticos para cubrir los gastos de viaje de los empleados.

Sin embargo, desafortunadamente, el método de viáticos a veces puede alentar algo que nos gusta llamar ‘gasto a la ligera’. 

Ya sabes, cuando un empleado se va en un viaje de negocios y se vuelve dispendioso, es decir, el viático se convierte en una oportunidad para ostentar riqueza ajena.

Por supuesto, este es el peor de los casos.

En este artículo, explicaremos qué son los viáticos y te sugerimos unas alternativas que te harán manejar este gasto de manera más eficiente posible.

¿Cuáles son los tres usos de viáticos?

Cuando un empleado viaja por negocios, inevitablemente incurre en algunos costos básicos de vida. 

Los empleadores usan viáticos como sustituto de los reembolsos y los informes de gastos.

Cuando los empleados viajan sin viáticos, deben llevar una cuenta exacta de sus gastos, con recibos de respaldo. 

Luego, cuando regresan a la oficina, envían un informe de gastos y esperan el reembolso.

En lugar de pedirles a los empleados que vacíen sus propios bolsillos en un viaje de negocios, algunos empleadores proporcionan una cantidad fija de dinero por día para cubrir las comidas y otros gastos. 

Se espera que los empleados mantengan una cuenta de recibos u otros registros de gastos, pero los informes de gastos no son tan detallados o difíciles de manejar como los reembolsos tradicionales.

Además, los reembolsos generalmente se procesan en cantidades exactas. 

¿Qué gastos cubre el viático?

Un viático cubre los siguientes gastos 

• Alojamiento
• Las comidas
• Gastos incidentales (incluyendo lavandería, servicio a la habitación y propinas)

Las empresas pueden pagar viáticos para cubrir las tres categorías o separar el alojamiento de las comidas y los gastos imprevistos. 

Esto es común si la compañía reserva el hotel con anticipación o si un empleado se queda con su familia y no incurrirá en gastos de alojamiento.

Los viáticos no incluyen gastos de transporte (como vuelos, alquiler de automóviles, taxis, etc.). 

En cambio, las empresas pueden optar por hacer arreglos de viaje en nombre de sus empleados o reembolsarles los costos.

Te invitamos a leer el siguiente articulo relacionado con el tema: ¿Cuál ha sido la evolución de los sistemas de control de viáticos?

¿Qué son las tarifas por día?

Debido a que el costo de vida varía año tras año.

Las tarifas federales por día están vigentes desde el 1 de octubre hasta el 30 de septiembre del año siguiente.

No se requiere que las empresas ofrezcan viáticos en lugar del reembolso tradicional para viajes de negocios. 

Además, los empleadores pueden optar por compensar los viáticos a una tasa más alta o más baja que la tasa federal. 

Básicamente, puede elegir cualquier tarifa que considere razonable.

Pero, si elige compensar a una tasa más alta que el estándar federal, el monto en exceso será gravable para los empleados. (Hagas lo que hagas, solo sé coherente).

La mayoría de las empresas utilizan una de dos formas de calcular ya sea:

• Tarifas estándar
•  Método alto-bajo

¿Cómo calculo los viáticos usando las tarifas estándar?

El sitio web de la Administración de Servicios Generales. Proporciona una lista actualizada de todas las tarifas de viáticos estándar por estado y localidad .

Seleccione el estado al que viajará su empleado y verá la tarifa estándar para ese estado, así como cualquier localidad con costos significativamente diferentes.

¿Cómo calculo los viáticos usando el método alto-bajo?

En lugar de buscar tarifas estándar para ciudades específicas, algunas empresas optan por utilizar el método alto-bajo en su lugar.

Por ejemplo, en su boletín anual de viáticos, se incluye una lista de ciudades que tienen costos de vida significativamente más altos (durante todo o parte del año). 

Otras tarifas por día

Las tarifas por día solo para gastos imprevistos que incluyen tarifas y propinas a los transportistas de equipaje, el personal del hotel y el personal de los barcos.

Además, en el primer y último día de viaje, los empleadores solo deben pagar el 75% de la tarifa diaria estándar.

¿Cuáles son los pros y los contras del uso de viáticos?

El método de viáticos puede ser una excelente manera de financiar los gastos comerciales relacionados con los viajes, pero tiene sus inconvenientes.

Ventajas de viáticos

• Una forma de simplificar tu presupuesto: Si el departamento de finanzas sabe que cada persona solo gastará cierta cantidad, por día mientras viaja por negocios, puede proyectar el gasto anticipado. Tampoco tendrán que conciliar o auditar cada informe de gastos.
• Los empleados tienen una opción: La mayoría de las personas prefieren elegir dónde comen, cuánto gastan y qué hotel reservan. 

Si gastan su efectivo en los primeros días, la empresa no necesita preocuparse por el gasto excesivo. 

Si pellizcan sus centavos y se embolsan la diferencia, la compañía no gasta menos pero tampoco gasta de más.

• Mayor conciencia del gasto: La mayoría de los empleados no recurrirán a sus cuentas personales para complementar una lujosa cena. 

Por lo general, piensan en los viáticos como una asignación, lo que los alienta a no gastar de más.

• Menos papeleo para tu negocio: El mantenimiento de registros es un problema menor cuando simplemente le entregas a tu empleado una cantidad fija de efectivo.

Desventajas de viáticos

• Alinearse con las tasas puede ser complicado: Hacer un seguimiento de las tasas estacionales y geográficas puede ser una molestia. 
• Las políticas requieren una actualización continua: Una política de viáticos no es una y está hecha. 

Puede optar por una tarifa plana por día durante todo el año, pero eso lo pone en riesgo de un presupuesto excesivo o insuficiente.

• Los empleados pueden ser codiciosos: Convertir a un empleado en un viajero parece ideal, pero podrías crear un monstruo. 

Si se vuelven hiper-enfocados en ahorrar dinero, podrían tomar decisiones que reflejen mal la imagen de la empresa. 

Por ejemplo, podrían reservar una habitación de hotel en un vecindario peligroso o no recoger el cheque de un cliente cuando sea apropiado para los negocios.

• Reembolsos de clientes enlodan las aguas: Si los clientes cobran una cuenta o reembolsan el viaje, otorgar un viático igual al empleado para ese día podría resultar en un gasto innecesario para la empresa.

Finalmente, ¿Hay alguna alternativa a los Viáticos?

Nos alegra que lo hayas preguntado. Todos odian los informes de gastos, por lo que los viáticos parecen ser una buena alternativa. 

Es decir, hasta que tenga que calcular las tarifas diarias y hacer actualizaciones anuales de la política.

Hay empresas que prestan un mecanismo pasajero para que tu empleado utilice por ejemplo una tarjeta de crédito especial para viajeros. 

Con esto tu puedes colocar el límite y además supervisar ese gasto sin desmejorar las posibilidades de comodidad de tus empleados.

Este mecanismo te permite establecer presupuestos y políticas de gastos de viaje o incluso crear tarjetas de un solo uso para viajes de negocios.

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