Ya sea para reunirse con un posible cliente, proporcionar una demostración in situ de productos o cualquier otra cosa, las empresas a menudo requieren empleados para salir de la oficina y viajar con frecuencia.
Por lo tanto, es muy importante realizar un seguimiento adecuado de todos los gastos incurridos durante estos viajes.
Y SAP Business One es perfecto para el trabajo.
Los gerentes que intentan reducir los costos de viaje a menudo enfrentan dificultades
con políticas tradicionales de gestión de viajes, que son heredadas y totalmente ineficiente por las siguientes razones:
- Los empleados reservan sus viajes de muchas maneras diferentes usando muchos medios y agencias diferentes.
- El viaje no está controlado o es difícil de controlar.
- En muchos casos, los sistemas utilizados para manejar los procesos de viaje ofrecen poca información clara y sin transparencia, por lo que difícil para los empleados seleccionar servicios de viaje óptimos y para gestores de viajes para supervisar el cumplimiento de las políticas de la empresa.
- Gran parte del proceso está basado en papel y es complejo.
- Las brechas en el software existente y los procesos comerciales lo hacen difícil reservar viajes, procesar gastos de viaje e integrar los costos de viaje en la contabilidad financiera corporativa
Concéntrate en tu negocio mientras controlas los costos de viaje y viáticos
Te invitamos a leer lo siguiente: ¿Qué es un sistema Punto de Venta?
Con el creciente costo de los viajes de negocios, tu organización necesita reducir los costos de viaje y la complejidad al tiempo que aumenta el cumplimiento de los objetivos.
La solución de SAP te ayuda a administrar procesos como la planificación, reserva, captura de recibos de viaje y reembolso de gastos, y te permite analizar los gastos en múltiples dimensiones para una mejor toma de decisiones y control de costos.
Tu empresa ha definido límites de gastos como tarifas de hotel o tarifas de taxi y debe cumplir con las normas específicas de cada país para gastos como el millaje y los reembolsos diarios.
Por lo tanto, debes realizar un seguimiento y controlar los gastos, además de cumplir con los requisitos fiscales y legales locales facilitando las aprobaciones y permitiendo auditorías eficientes.
Diseñado para la forma en que tu y tus empleados trabajan y viajan, SAP Business One puede tener un módulo que automatiza los procesos de viaje y admite la planificación y reserva, la captura de recibos de gastos y el reembolso de gastos.
Te ayuda a simplificar los informes de gastos, aumentar la precisión y reducir los costos, todo mientras acelera el tiempo de procesamiento.
Los procesos estandarizados y automatizados ayudan a mejorar la visibilidad, la eficiencia y la gestión del efectivo, al tiempo que ayudan al cumplimiento de los objetivos y metas de tu empresa.
Al capturar y analizar tus gastos de viaje en unidades de negocios, tipos de gastos y geografías, puede generar ideas que ayudan a controlar los gastos actuales y futuros.
Y tus empleados obtienen herramientas que realmente disfrutarán usando.
Funcionalidades de SAP Business One
SAP es la mejor aplicación de gestión de gastos de viaje que existe.
Te permite reservar vuelos de negocios y aprobar facturas de viaje, en cualquier momento y en cualquier lugar.
Puedes usar la aplicación para revisar / aprobar rápidamente informes y solicitudes de viaje, agregar asistentes a reuniones de negocios o comidas, así como acceder y administrar todo tu itinerario en el camino.
Los datos pueden importarse directamente desde tarjetas de crédito, y los vuelos / taxis / hoteles reservados desde cualquier lugar.
Según un presupuesto de viaje estimado, puedes obtener sugerencias de hoteles personalizadas y cargos detallados.
También es posible integrar tu itinerario con la aplicación TripIt para una mejor gestión de los viajes.
Las mejores razones para elegir SAP Business One
- Es una solución de extremo a extremo que no requiere desarrollo o interfaces adicionales.
- Está completamente integrado con finanzas, HCM, operaciones, flujo de trabajo y funciones de informes de mySAP ERP.
- Proporciona una solución global en local (específico del país)
- Versiones que aseguran el cumplimiento legal internacional.
- Reduce drásticamente los costos indirectos al automatizar sus procesos y flujo de trabajo.
- Asegura un mejor cumplimiento de los viajes de la empresa política y contratos de viaje negociados.
- Fortalece su capacidad de negociar precios y tarifas con proveedores de viajes a través de una interfaz de usuario única y funciones de reserva avanzadas.
- Consolida las reservas y proporciona un servicio confiable, análisis de información de viaje y costos a través de sincronización con SAP y sistemas de reserva.
- Sus funciones fáciles de usar se ofrecen como empleado autoservicio, disponible 24×7, en línea y fuera de línea.
- Sus ciclos contables eficientes y su costo actualizado da como resultado un mejor flujo de caja.
- Maximiza tu inversión en SAP al aumentar tu Retorno de la inversión.
Finalmente, los informes del viajero se hacen más fácilmente
Al hacer que la información relevante esté fácilmente disponible, comprender las opciones de informes de gestión de viajes, desde los procesos de control y toma de decisiones.
Estos informes y las opciones son compatibles con el administrador de viajes, el comprador y el controlador con las siguientes opciones:
- Seleccionar, planificar y contratar servicios de viaje.
- Negociación con proveedores de servicios de viajes.
- Consolidar datos globales de múltiples fuentes en diferentes monedas.
- Análisis de reservas y gastos de viaje.
- Desarrollar una política de viajes y monitoreo específicos de la empresa.
- Cumplimiento de políticas y establecimiento de procesos internos de viajes específicos.
- Incrementar y mejorar la gestión y el control de viajes de negocios dentro de la organización
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SAP Business One ofrece una excelente variedad de análisis y aplicaciones para el gerente de viajes estratégicos, así como a toda la línea de dirección.
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