“Per diem”, el concepto de viáticos reaparece

El término “Per diem” (por día) (en adelante por día / s) tiene orígenes latinos que se remontan a 1809.

Su significado de «por día» se refiere a una cantidad determinada de antemano para actuar como una asignación diaria. 

Su aplicación original estaba destinada a representantes de ventas y funcionarios públicos para cubrir los gastos mientras viajaban durante períodos prolongados de tiempo.

El viático incluiría el pago de una variedad más amplia de actores, como los empleadores en general, así como las agencias de desarrollo para cubrir los gastos aprobados de los empleados.

Los viáticos son relevantes en el campo del desarrollo internacional de dos maneras.

Primero, los empleados de agencias donantes internacionales reciben viáticos para viajes a sitios de campo, por ejemplo.

Esto está en línea con el uso más tradicional de viáticos para hacer provisiones para gastos de viaje. 

Sin embargo, dichos pagos se han problematizado ya que a menudo superan ampliamente lo que recibe el personal de las organizaciones no gubernamentales (ONG) locales.

Esto se ha extendido como una forma de compensar a los beneficiarios por su participación en proyectos de desarrollo internacional.

En un nivel más micro, el pago de viáticos plantea la cuestión de los incentivos de las personas para participar en proyectos, especialmente como resultado de las cantidades desproporcionadas que se les pagan.

Beneficios de la implementación de los viáticos

La literatura sugiere que los viáticos pueden tener beneficios en tres niveles: individual, organizacional y a nivel de desarrollo internacional, aunque estos niveles no son mutuamente excluyentes. 

Los beneficios personales se centran en dos dimensiones:

El primero, y el más predominante, se refiere a las que actúan como complemento del salario, proporcionando un salario adicional para pagar los gastos del hogar, permitiendo a las familias ahorrar para mayores gastos y pagar préstamos. 

Poner más dinero a disposición de las personas con salarios bajos contribuye a la reducción de la pobreza.

La recepción también tiene el potencial de aumentar la motivación personal en las pequeñas y medianas empresas. 

Los beneficios organizacionales de pagar se relacionan con la facilidad del trabajo realizado mediante el pago de los gastos de viaje necesarios, aumentando la base de conocimiento del personal de la organización al alentar la asistencia a la capacitación.

Siendo una forma en el que se reconoce el trabajo, aumentando la productividad y la motivación del personal, y aumentando la eficiencia del gasto mediante el control de lo que los empleados pueden gastar. 

Los beneficios percibidos de en el sector de desarrollo y para las agencias de desarrollo no son diferentes a lo que se han mencionado anteriormente en relación con el personal y beneficios organizacionales.

Nuevamente habla de la idea de incentivos / motivaciones para participar en proyectos de desarrollo y formas de facilitar la adopción de oportunidades de capacitación. 

Una vez más, es más probable que las personas asistan a reuniones o capacitación opcionales en las que aprenderán nuevas habilidades profesionales si se reembolsan sus gastos.

Pero también ayudan a las agencias de desarrollo a implementar sin problemas programas de capacitación en el servicio al garantizar que asista un número planificado de aprendices. 

¿Cuáles son algunos de los problemas?

El principal inconveniente de un enfoque de gastos diarios es la falta básica de control financiero.

Al no realizar un seguimiento de los costos comerciales exactos, los posibles problemas incluyen:

Pérdidas financieras: Un enfoque de viáticos significa que un empleador paga habitualmente más que los costos de gastos reales acumulados. 

Incluso si las diferencias entre una asignación diaria y los costos reales son relativamente pequeños, multiplicados por una fuerza laboral, esto puede conducir a pérdidas significativas con el tiempo.

Disputas de empleados: Un subsidio por día funciona sobre la base de que es una cantidad justa y equitativa.

Pero establecer esto es difícil cuando una asignación diaria tiene que cubrir una multitud de circunstancias y situaciones diferentes. 

La injusticia percibida de estas asignaciones a menudo se convierte en una fuente de frustración y conflicto dentro del lugar de trabajo.

Complejidad Administrativa: Un enfoque por día puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza administrativo, particularmente cuando las demandas de viajes de negocios están en constante evolución. 

Los diferentes destinos y roles comerciales a menudo requerirán un conjunto diferente de tarifas por día y todas estas asignaciones deben revisarse y actualizarse constantemente.

Te invitamos a leer lo siguiente: ¿Cómo realizar una correcta comprobación de gastos y viáticos con SAP Business One?

¿Cómo está cambiando la tecnología?

En el pasado, el principal beneficio de un enfoque por día ha sido la reducción de la carga administrativa sobre los equipos de finanzas.

Significaba que los empleados no estaban obligados a realizar un seguimiento de cada gasto individual: guardar recibos en papel y presentar informes de gastos.

Para los gerentes de finanzas, significaba que no era necesario recopilar informes de gastos: verificar cada costo y reembolsar los reclamos aprobados.

El cambio a formas digitales de gestión de gastos y procesos automatizados ha hecho que este sea un factor mucho menos importante al elegir un enfoque.

Los sistemas de gestión de gastos digitales de hoy en día permiten un proceso completamente sin papel en el que las reclamaciones se pueden crear en menos de un minuto, utilizando una aplicación de teléfono inteligente.

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Los procesos automatizados verifican las reclamaciones para el cumplimiento de la política y brindan a un equipo financiero acceso instantáneo al tipo de información que solía tomar semanas o incluso meses para recopilar. 

Con SAP se proporciona la simplicidad y la velocidad de un enfoque de viáticos al tiempo que conserva un control financiero completo sobre los gastos de los empleados.

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