La gestión efectiva de los procesos de adquisición requiere la integración entre las funciones comerciales y los datos centralizados con visibilidad en tiempo real.

Descubre cómo la aplicación SAP Business One proporciona una funcionalidad integrada de gestión de compras a proveedores, ayudándote a optimizar las prácticas de compra y controlar los costos.

La gestión de compras es una funcionalidad central de la aplicación SAP Business One que le permite automatizar y estandarizar sus actividades de compras centrales.

Proporciona soporte para la planificación de compras, la selección de proveedores, la gestión de pedidos de compra y el pago de facturas de proveedores. 

Y te permite hacer todo esto rápidamente, con la integración necesaria entre las funciones comerciales en la gestión contable y de almacén para impulsar tu éxito.

Con SAP Business One, obtienes una vista detallada de tus proveedores y soporte para un repositorio de datos de proveedores integrado y centralizado para que pueda tomar decisiones de compra más efectivas, identificar oportunidades para ahorrar costos y administrar mejor las relaciones con los proveedores.

Automatización de procesos de adquisición con SAP Business One

SAP Business One ofrece la funcionalidad de mejores prácticas para respaldar tus actividades principales de adquisición, integrando todo el proceso de compra desde la creación del pedido hasta las actualizaciones de inventario y el pago de la factura.

Utilizando los datos maestros que se mantienen centralmente en el sistema, las órdenes de compra se pueden crear en unos pocos pasos directos y enviarse por fax o correo electrónico directamente al proveedor desde la aplicación. 

Para ayudar a garantizar que los niveles apropiados de productos estén en el almacén para la entrega de pedidos a tiempo, SAP Business One también te permite crear pedidos de compra a partir de pedidos de ventas.

Las órdenes de compra admiten múltiples monedas y categorías de artículos, como materias primas, bienes comerciales y servicios.

Cuando se ingresa un artículo de orden de compra, se pueden seleccionar y aplicar automáticamente listas de precios predefinidas y descuentos de proveedores. 

La información de envío y facturación se puede ingresar en el documento, dando a tu proveedor todos los datos necesarios para procesar tu pedido de manera oportuna.

Dependiendo de la ubicación de envío, los impuestos se calculan y aplican automáticamente, eliminando la necesidad de cálculos manuales. 

Una función especial de «costo de desembarque» te permite administrar los cargos de una transacción internacional que involucra gastos de aduanas y otros gastos relacionados con la importación y la exportación.

Las entradas de mercancías y los documentos de factura del proveedor se pueden crear simplemente transfiriendo datos relevantes de las órdenes de compra.

Al recibir una factura de proveedor, SAP Business One te permite crear automáticamente una factura de cuentas por pagar (AP) haciendo referencia a una orden de compra o entrada de mercancías.

Manejo de devoluciones y cargos especiales en SAP Business One

Algunas de las devoluciones más utilizadas y los procesos especiales de cargo o gasto son compatibles con SAP Business One.

Los artículos o servicios se pueden devolver al proveedor utilizando la función de devolución de mercancías, y SAP Business One realizará inmediatamente los ajustes necesarios en su inventario y saldo con el proveedor correspondiente. 

Las notas y los campos de texto están disponibles para que puedas proporcionar a tu proveedor información detallada sobre por qué se devuelven los artículos.

SAP Business One también incorpora gastos adicionales, como tarifas de envío y manejo, seguros y cargos por servicios, todos los cuales son partes importantes del gasto total de compra. 

Para ayudar a garantizar que estos cargos se reflejen en el costo real de los artículos comprados, SAP Business One te permite registrarlos y asociarlos con los artículos comprados. 

Encontrar el proveedor adecuado y obtener el mejor precio con SAP Business One

Los informes detallados de compras y precios te brindan una descripción completa de tu historial de compras, incluida información sobre los artículos que compraste, tus proveedores, los precios que pagaste y las fechas de las transacciones. 

Esto hace que sea más fácil comparar proveedores y precios, identificar qué proveedor puede satisfacer las necesidades de tu negocio y negociar para obtener el mejor precio posible.

Centralización de información con Master Data Management dentro de SAP Business One

La gestión de datos maestros es una piedra angular de la integración de procesos en SAP Business One.

Los registros maestros de artículos y proveedores se mantienen centralmente en el sistema y se integran en todas las transacciones comerciales necesarias.

Los datos maestros de artículos se pueden aplicar a los artículos de:

  • Inventario
  • Compras y ventas
  • Activos fijos

y pueden contener toda la información necesaria para un proceso de compra eficiente, como el número de artículo, la descripción, las unidades de medida de compra y embalaje, las dimensiones y el peso, precios y tipos de impuestos. 

Puedes aplicar listas de precios y modelos de costos para comprar artículos y obtener una vista actualizada de los valores de las órdenes de compra y las valoraciones de inventario.

Del mismo modo, la información del proveedor se almacena con toda la información relevante en los registros de datos maestros de SAP Business One.

Los detalles de pago se administran con términos y métodos de pago para permitir el pago preciso y puntual de tus facturas de proveedor. 

SAP Business One también proporciona un análisis gráfico de compras que te brinda una visión general de las actividades del proveedor directamente desde la pantalla de datos maestros. 

Integrando Almacén y Contabilidad con SAP Business One

Integrar las compras en otros procesos comerciales centrales es una característica clave de SAP Business One.

La integración se realiza sin problemas, de forma transparente y en tiempo real.

Por ejemplo, contabilizar una entrada de mercancías para un artículo pedido actualiza automáticamente el inventario en el almacén e informa al gerente del almacén de la fecha de entrega esperada. 

Al recibir una factura de proveedor, SAP Business One te permite crear automáticamente una factura AP a partir de una orden de compra o entrada de mercancías y actualizar las cuentas de gastos y proveedores relacionados.

También completa las condiciones de pago y calcula las fechas de vencimiento.

Debido a que SAP Business One captura automáticamente la información en cada paso de la transacción, siempre sabes lo que hay disponible en el inventario, así como el estado financiero actualizado de tu negocio.

Planificación de compras en SAP Business One

SAP Business One proporciona soporte para la planificación de compras para que puedas establecer tus puntos de pedido correctamente y evitar compras innecesarias e inventario costoso.

Con el asistente de planificación de necesidades de material (MRP) en SAP Business One, puedes pronosticar y planificar tus necesidades de material y programar tus compras en consecuencia. 

En solo cuatro pasos, SAP Business One te proporciona información detallada sobre qué elementos se necesitan y cuándo.

La recomendación de pedido toma en cuenta los plazos de entrega para determinar la fecha de compra óptima para una entrega oportuna de los productos que tu ordenas.

Beneficios comerciales de SAP Business One Procurement Management

  • Agiliza todo tu proceso de adquisición al automatizar tus actividades desde la creación de la orden de compra hasta el pago de la factura del proveedor.
  • Obtén total transparencia en las actividades de compra, proveedores y su rendimiento a través de un único repositorio de datos centralizado, informes y paneles, lo que permite decisiones de compra más informadas.
  • Logra ahorros de costos debido a la automatización, decisiones de compra efectivas, planificación de compras mejorada.

En Corpotek contamos con más de 10 años de experiencia en el desarrollo de Software, nos avala el conocimiento que tenemos en la industria.

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